R.G.P.D.
(Règlement général sur la protection des données)
1. Déclaration de confidentialité
L’ASBL TRAIL DES POETES s’engage à traiter les données à caractère personnel éventuellement collectées dans le cadre de ses activités conformément aux principes de transparence et de finalité légitime édictés par le Règlement (UE) 2016/679 relatif la Protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.
2. Notion de données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont toute donnée se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après « personne concernée »).
Dans le cadre de ses activités, L’ASBL TRAIL DES POETES peut être amenée à traiter les données personnelles suivantes (liste non exhaustive) : les nom et prénom, l’adresse, l’adresse e-mail, les numéros de téléphone, le genre, les informations de paiement des participants aux épreuves qu’elle organise.
Conformément à la loi, L’ASBL TRAIL DES POETES ne traitera pas les données dites « sensibles », à savoir celles qui concernent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les croyances, l'appartenance syndicale, les caractéristiques génétiques, la santé, la vie sexuelle.
3. Notion de traitement
La notion de traitement est très large et comprend toute opération effectuée ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquée à des données à caractère personnel (exemples : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction).
4. Identité et coordonnées du responsable de traitement
L’ASBL TRAIL DES POETES, dont le siège est établi à 7640 ANTOING, Cour Dumon, 6, est responsable du traitement des données à caractère personnel qu’elle est amenée à traiter dans le cadre de ses activités.
L’ASBL TRAIL DES POETES est votre interlocuteur ainsi que celui de l’autorité de protection des données et de ses représentants pour toute question relative à l’utilisation de vos données personnelles par notre association.
L’ASBL TRAIL DES POETES est joignable par e-mail à info@trail-des-poetes.be.
5. Base juridique du traitement
L’ASBL TRAIL DES POETES veillera à obtenir le consentement explicite des personnes physiques dont il sera amené à collecter et/ou traiter des données à caractère personnel.
En outre, L’ASBL TRAIL DES POETES sera autorisée à traiter les données à caractère personnel si la loi l’impose ou si cela est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement ou par un tiers, sauf lorsque les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée prévalent.
6. Finalités du traitement
L’ASBL TRAIL DES POETES s’engage à ne traiter des données à caractère personnel que pour les finalités suivantes (sans préjudice de toute autre finalité explicitement convenue avec la personne concernée ou compatible avec celles-ci) :
• dans le cadre de l’organisation, de l’inscription et de la participation des personnes physiques concernées aux événements qu’elle organise ;
• afin de respecter toutes les dispositions légales et réglementaires auxquelles L’ASBL TRAIL DES POETES est soumise ;
• pour des raisons qui relèvent de l’intérêt légitime de L’ASBL TRAIL DES POETES.
7. Durée de conservation des données
Les données à caractère personnel collectées et/ou traitées ne seront conservées que pour la durée strictement nécessaire à l’organisation, à l’inscription et la participation des personnes physiques concernées aux événements qu’elle organise.
8. Droits de la personne concernée
a. Droit d’accès, de rectification et d’effacement
La personne concernée a le droit de savoir si L’ASBL TRAIL DES POETES traite ou non ses données à caractère personnel (art. 13 RGPD). Si oui, la personne concernée a le droit d’obtenir les informations mentionnées ci-dessous :
• les finalités du traitement ;
• les catégories de données à caractère personnel ;
• les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
• le délai de conservation des données à caractère personnel ou les critères utilisés pour déterminer ce délai ;
• l’existence du droit à l’effacement, à la rectification des données à caractère personnel et du droit de limiter le traitement ou de s’y opposer ;
• l’existence du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
La personne concernée a le droit d’obtenir gratuitement une copie de ses données à caractère personnel que L’ASBL TRAIL DES POETES traite.
La personne concernée a le droit de rectifier des données inexactes ou de compléter des données incomplètes (art. 16 RGPD).
Une personne concernée peut exiger que L’ASBL TRAIL DES POETES efface des données à caractère personnel pour lesquelles il n’y a plus de motif fondé de les traiter. Le droit d’effacer des données n’est pas absolu. La personne concernée ne peut exercer ce droit que dans certains cas (art. 17 RGPD).
b. Droit de limitation et d'opposition au traitement des données
Dans certaines circonstances, la personne concernée peut exiger une “limitation” du traitement de ses données (art. 18 RGPD).
Chaque personne concernée peut s’opposer au traitement de données à caractère personnel la concernant “pour des raisons tenant à sa situation particulière” (art. 21 RGPD). Le droit d’opposition peut exclusivement être exercé si le traitement repose sur une des bases juridiques suivantes :
• l’intérêt légitime de L’ASBL TRAIL DES POETES ou d’un tiers ;
• l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique.
c. Droit de retirer son consentement
Si le traitement de données à caractère personnel a comme base juridique le consentement de la personne concernée, cette dernière a le droit de retirer celui-ci à tout moment (art.7.3 RGPD).
d. Droit à la portabilité des données
Le droit à la portabilité des données (d’un environnement IT à un autre) permet à la personne concernée d’obtenir ses données à caractère personnel et de les réutiliser pour d’autres services. Ce droit à la portabilité peut uniquement être exercé si plusieurs conditions sont remplies (art. 20 RGPD).
e. A qui s’adresser pour exercer ces droits ?
Pour exercer ses droits, il suffit à la personne concernée de contacter L’ASBL TRAIL DES POETES par e-mail à info@trail-des-poetes.be.
f. Droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD)
La personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de de l’Autorité de Protection des Données (APD), dont les coordonnées sont les suivantes : Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.
